Wer ein Unternehmen aufbaut, kennt das Problem: Mit Wachstum kommt mehr Arbeit, und damit die Frage, wie man diese sinnvoll weiter verteilt, statt alles selbst zu machen. Und wie man sich Expertise ins Unternehmen holt, die man selbst nicht hat. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Du stellst feste Mitarbeitende ein - oder du arbeitest mit Freelancer:innen. Ich kann gerade jungen Unternehmen nur empfehlen, sich Option Zwei genauer anzuschauen.
Warum mit Freelancer:innen arbeiten?
Jetzt gerade befinden wir uns in einer besonders wechselhaften wirtschaftlichen Lage, dazu kommt der Fachkräftemangel in vielen Branchen und Berufen. Aber selbst, wenn man von diesen Besonderheiten einmal absieht, ist das Einstellen von festen Mitarbeitenden eine große Verantwortung und gerade für sehr junge Unternehmen häufig riskant. Meist haben sie noch keine ausreichenden finanziellen Rücklagen, die Planung ist wegen noch fehlender Erfahrungswerte schwierig, und viele Aufgabenbereiche geben auch noch gar nicht genug her, um dafür ganze Stellen oder auch nur Teilzeitstellen zu besetzen. Meine Faustregel lautet deshalb: Stelle erst dann feste Mitarbeitende ein, wenn du ihr Gehalt für mindestens sechs Monate garantiert sicherstellen kannst - alles andere ist unfair und nicht professionell. Weil du aber natürlich trotzdem Unterstützung brauchst, kann gerade für junge Unternehmen das Arbeiten mit Freelancer:innen daher eine interessante Alternative sein. Und zwar nicht nur als Not- oder Übergangslösung. Viele Unternehmen jeder Größe arbeiten dauerhaft mit freien Mitarbeitenden, weil die Vorteile so groß sind.
Wofür lassen sich Freelancer:innen gut einsetzen? Im ersten Schritt sollten Freelancer vor allem eine operative Entlastung für dich als Geschäftsführung sein. Zu Beginn wirst du die Unterstützung vor allem für stark operative und repetitive Aufgaben benötigen, die deine Zeit fressen - aber nicht unbedingt umsatzrelevant sind: zum Beispiel in den Bereichen Kundenbetreuung, Büroassistenz, Community Management. Diese Aufgaben kannst du Anfangs von Freelancern abdecken lassen - sollten aber mittelfristig durch feste MitarbeiterInnen abgedeckt werden. Andere Aufgaben erfordern eher stunden- oder projektweise Unterstützung - das dann aber auf Expertenniveau. Beispiele hier sind u. a. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Grafik und Webdesign oder auch HR und Recruiting. In diesen Bereichen empfiehlt sich die Arbeit mit Freelancer:innen, da sie durch ihre Nischen-Expertise zielgenau und effizient deine Expertise ergänzen können. Im zweiten Schritt kannst Du sie in Hochphasen für die Entlastung der festen Mitarbeitenden einsetzen, um deren Workload nicht explodieren zu lassen.
Freelancer:innen sorgen aber nicht nur für zusätzliches Expertenwissen oder Entlastung. Sie bringen vor allem auch einen frischen Blick, ganz neue Ideen und Erfahrung aus der Arbeit mit meist sehr vielen anderen Auftraggeber:innen und Branchen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wertvoll es sein kann, sie für die Entwicklung neuer Ideen einzusetzen. Erfahrene Freelancer:innen haben außerdem oft das Selbstbewusstsein, kontroverse, unbequeme Ansichten zu vertreten und so Veränderungen anzustoßen - auch vor der Geschäftsführung. Das gefällt sicher nicht jedem, ist aber von unschätzbarem Wert, wenn man als Chef:in bereit ist, das anzunehmen. Weil viele Freelancer:innen genau diese Diskussionen, Glaubenssätze oder veraltete Strukturen im Unternehmen hinterfragen und aufbrechen, und so Raum für neue effiziente und umsatzfördernde Lösungen entstehen kann.
Wie die Zusammenarbeit zum Erfolg wird
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancer:innen sind zwei Kriterien entscheidend: das Recruiting und das Onboarding. Ohne diese beiden gut funktionierenden Prozesse werdet ihr weder mit Freelancer:innen noch fest angestellten Mitarbeitenden nachhaltige Erfolge erzielen. Im Recruiting ist es wichtig, dass du eine glasklare Vorstellung hast, wonach du suchst. Bedeutet: Wie auch bei regulären Stellenausschreibungen musst du klare Aufgaben, Erwartungen und Wünsche definieren. Überlege dir auch schon vorab, wie viele Stunden Support du ungefähr benötigen wirst und welches Budget du zur Verfügung hast - so kannst du dir auch schnell den möglichen Stundensatz errechnen, den du bereit bist, zu investieren.
Wichtig: Auch wenn du "nur" eine Freelancer:in suchst, ist ein Bewerbungsgespräch und ggf. eine Probearbeit essenziell. Dieser Prozess darf weniger lang und formell als bei Festangestellten sein - dennoch ist es wichtig, dass du klare Knock-Out Kriterien festlegst, zum Beispiel: Welche Tools müssen die Bewerber:innen kennen? Wie intensiv? Wie viel Vorerfahrung sollten sie mitbringen? Welche Erreichbarkeit erwartest du?
Bei uns im Unternehmen gehen wir das mittlerweile sehr strukturiert an: mit einem vorab definierten Fragenkatalog und auch Probeaufgaben, um herauszufinden, ob eine Person die nötige Expertise mitbringt, aber auch zu uns und unseren Werten und Vorstellungen passt.
Sobald die Entscheidung für einen Bewerber oder eine Bewerberin steht, brauchst du einen glasklaren Onboarding Prozess: Toolzugänge, Kommunikationsregeln, Budgetgrenzen... Damit haben beide Seiten eine transparente Erwartungshaltung an die Zusammenarbeit.
Diese Fehler bitte vermeiden
Hast du die passenden Freelancer:innen gefunden, gilt es einiges zu beachten. Viele Unternehmen machen in der Zusammenarbeit Fehler, die sich leicht vermeiden lassen.
Fehler Nr. 1 ist es, zu erwarten, dass neue Freelancer:innen sofort von Null auf 100 durchstarten können. Ja, sie sind normalerweise schnell in der Einarbeitung und steigen nach kurzer Zeit ins Operative ein - aber Wunder darf man dabei auch nicht erwarten. Ein Beispiel: Ihr arbeitet mit einem freien Texter. Der wird, selbst wenn er sehr gut in seinem Job ist, wahrscheinlich eine Aufwärmphase brauchen, um sich eure Themen und eure Tonalität anzueignen. Ihr könnt also zwar hohe Erwartungen haben, aber müsst auch bei Freelancer:innen ein wenig Geduld mitbringen (was übrigens dafür spricht, sie nicht erst dann anzuheuern, wenn es im Unternehmen schon “brennt”, denn dann ist es oft schon zu spät für ein ordentliches Onboarding).
Fehler Nr. 2: Die internen Prozesse für freie Mitarbeitende sind nicht sorgfältig und durchdacht aufgesetzt. Es muss klar geregelt sein - und dafür braucht es unbedingt auch das Einverständnis der Freelancer:innen, weil sie nicht automatisch verpflichtet sind, sich eurer Arbeitsweise anzupassen - welche Kommunikationskanäle und Tools gemeinsam genutzt werden. Aber auch, wie und wann die Freelancer:innen erreichbar und verfügbar sind. Formalitäten wie die Rechnungsstellung und Budgetgrenzen müssen geklärt sein. Und unbedingt auch, wer ihre direkten Ansprechpartner:innen im Unternehmen sind.
Ein dritter und letzter typischer Fehler ist es, Freelancer:innen als Mitarbeitende zweiter Klasse zu behandeln. Natürlich ist ihre Position eine andere. Aber das sollte auf keinen Fall dazu führen, dass ihre Arbeit weniger wertgeschätzt wird. Ich kann wirklich allen Unternehmer:innen nur empfehlen, die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitenden so zu gestalten, dass sie auf Langfristigkeit ausgelegt ist und die Freelancer:innen sich anerkannt und wertgeschätzt fühlen.
Ein Lernprozess, der sich lohnt
Mit Freelancer:innen zu arbeiten, ist wie alles ein Lernprozess. Auch hier passieren Fehler, auch hier lernt man mit der Zeit, was funktioniert und was nicht. Aber solange du eine klare Vision davon hast, was du suchst, gute Prozesse aufsetzt und dann auch bereit bist, sowohl ordentliche Stundensätze zu zahlen als auch im Umgang gerecht, offen und wertschätzend zu sein, bringst du alles mit, was es für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitenden braucht.
Wer ist Caroline Preuss
Gemeinsam mit ihrem Team aus mittlerweile fast zwanzig Köpfen hat die Gründerin von Preuss Consulting über 4.000 Gründer:innen und Unternehmer:innen in Deutschland, Österreich und der Schweiz dabei unterstützt, ein lukratives Online-Unternehmen zu gründen und zu skalieren. Die Idee zu Preuss Consulting entstand übrigens aus Carolines eigener Erfahrung als Bloggerin mit ihrem Projekt CARODIY. In dieser Zeit lernte sie aus erster Hand, wie man ein Online-Business von Grund auf entwickelt, sich als Expertin positioniert und eine engagierte Community aufbaut. Innerhalb von nur zwei Jahren erzielte sie einen sechsstelligen Jahresumsatz. Während dieser Zeit kam sie immer wieder mit Unternehmer:innen aus verschiedenen Branchen ins Gespräch, die den Wunsch hatten, ihr bestehendes Geschäft in die digitale Welt zu übertragen, jedoch Angst vor dem Scheitern hatten oder einfach nicht wussten, wie sie starten sollten. Carolines Expertise und ihr Wunsch, anderen zu helfen, waren der Auslöser für die Gründung von Preuss Consulting.
